Persondata

Vores behandling af persondata

Persondatapolitik

Introduktion
For at kunne levere vores ydelser er der vigtige personoplysninger, vi har behov for at behandle. Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse dem.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlige:

 

Kontaktoplysninger på persondataansvarlig
Administrationschef Thorsten Gregersen, 4647 5019, tg@oernes.dk.

 

Dataansvarlig
Øernes Revision Registreret revisionsaktieselskab, Langgade 4, 4800 Nykøbing F., www.oernes.dk (CVR: 37 12 19 24)

 

Vores behandling af dine personoplysninger
Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, har udleveret til os i forbindelse med din aftale med os om bogføringsassistance, lønbehandling, regnskabsudarbejdelse eller anden rådgivning.

Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser overfor dig samt vores forpligtelser i forbindelse med selskabslovgivning, skattelovgivning og anden lovgivning der er gældende for vores arbejdsområder.

Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne levere de aftalte ydelser.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

  • Navn, adresse, telefon, e-mail
  • CPR nummer på dig og dine medarbejdere
  • Din virksomheds økonomi
  • Din personlige økonomi
  • Din løn
  • Dine medarbejderes løn
  • Dine skatteforhold

 

Tidsfrister for sletning/opbevaring
Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi alle personoplysninger og en del regnskabsoplysninger m.m. så længe kundeforholdet består og minimum løbende år plus fem år efter kundeforholdet er ophørt, af hensyn til bogføringsloven.

 

Dine rettigheder efter persondataforordningen
I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

  • Retten til at modtage oplysning om hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
  • Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
  • Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
  • Retten til at få dine personoplysninger slettet.
  • Retten til at gøre indsigelse mod at dine personoplysninger anvendes til direkte markedsføring.
  • Retten til at gøre indsigelse mod automatiske, individuelle afgørelser, herunder profilering.
  • Retten til at flytte dine personoplysninger (dataportabilitet).

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til vores persondataansvarlige.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk/borger/klage-til-datatilsynet)

 

Oplysninger, som vi videregiver
Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for vores virksomhed. Undtagelsen er i disse tilfælde:

  • Med dit samtykke

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for vores virksomhed, hvis vi har dit samtykke. Vi kræver aktivt tilvalg af videregivelse af alle personoplysninger.

  • Til ekstern databehandling

Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores privatlivspolitik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.

  • Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for vores virksomhed, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

    • Overholde kontraktlige forpligtelser
    • Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
    • Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
    • Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
    • Holde vores virksomhed fri fra skade, vores virksomheds eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

 

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere.

 

Informationssikkerhed
Vi arbejder hårdt for at beskytte vores virksomhed mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt i virksomheden:

  • Antivirus på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
  • Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
  • Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
  • Databehandleraftaler med leverandører, der behandler personoplysninger på virksomhedens vegne.
  • Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
  • Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
  • Gennemførelse af ovenstående risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen i virksomheden.

 

Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder
Vi gennemgår årligt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores kunder.

 

Ændringer
Vores privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. Eventuelle ændringer af denne privatlivspolitik angives på denne side, og hvis der sker væsentlige ændringer, vil vi gøre opmærksom på dem på en mere iøjnefaldende måde (for visse tjenester oplyser vi bl.a. om ændringer via e-mail).

 

Databehandleraftale

Her kan du hente vores databehandleraftale. I forhold til langt de fleste af vores kunder er vi databehandler, og derfor har vi indgået denne databehandleraftale med kunden.

Hent aftalen her.

Vores underdatabehandlere

Her kan du hente en opdateret liste over vores underdatabehandlere.

Listen er senest opdateret den 5. april 2018.

Hent listen her.